Continuar con el legado de negocios de éxito y en especial en empresas privadas o familiares, es un valor clave y un objetivo de la planeación sucesoria. Sin embargo, los dueños de estos negocios, que por lo general pasan la mayor parte de sus días preocupándose por obtener una parte del mercado, contratar y retener a empleados motivados y sobrepasar a la competencia, por lo general fallan al no dedicar tiempo a pensar en un plan de sucesión, y mucho menos a buscar asesoría acerca de este tema. Las causas de su falta de atención para la planeación sucesoria incluyen:
Es necesario que los dueños de empresas enfrenten su propia mortalidad –que es la misma razón por la que mucha gente retrasa o posterga el hacer un testamento. Los gerentes exitosos y llenos de energía encuentran difícil imaginar el dejar a cargo a alguien más, incluyendo a algún miembro de la familia o a algún empleado clave. Para la mayoría de los dueños de empresas, mantener el control es el centro de su identidad.
- La planeación sucesoria, un tema multifacético y complejo, puede ser abrumador.
- Los dueños saben que cualquier elección de sucesión seguramente aislará a aquellos que han sido ignorados, molestando de forma potencial a personas clave en la organización –las cuales pueden irse.
- Si los empleados incluyen a los miembros de la familia, la dinámica familiar –buena o mala- se verá involucrada, haciendo que la mayoría de los dueños teman la planeación sucesoria.
- La mayoría de los dueños de empresas simplemente no saben cómo plantearla.
Los beneficios de una Planeación Sucesoria Efectiva
La sucesión no siempre resulta como el dueño la había imaginado –por ejemplo, con un sucesor confiable entrando en escena una vez que el dueño llega a una edad avanzada. En cambio, el dueño puede fallecer repentinamente, quedar incapacitado o recibir una oferta de trabajo demasiado buena para poder rechazarla –probablemente para convertirse en rector de una universidad o tomar un puesto gubernamental de alto nivel. En estos casos, los dueños de las empresas o sus familias pueden entrar en un estado de crisis, tomando decisiones precipitadas y muchas veces mal intencionadas. Una planeación sucesoria efectiva crea una plataforma estable y sostenida que ayuda a guiar a la empresa hacia el futuro con un sólido equipo gerencial para asegurar la sucesión administrativa y una estructura accionaria que elimina la incertidumbre en relación a la sucesión del propietario. Como veremos, la sucesión del propietario y la sucesión administrativa son dos asuntos sumamente diferentes.
Un beneficio adicional de una planeación sucesoria efectiva es la estabilidad que ofrece a prestamistas, inversionistas, proveedores, distribuidores y clientes. También conserva y protege uno de los bienes más fundamentales, valiosos y por lo general ignorados de cualquier empresa –su gente, quienes poseen un cúmulo de experiencia, conocimiento e intelecto. En parte porque una planeación sucesoria exitosa puede servir como una poderosa arma de contratación y retención, también puede desempeñar un doble papel ayudando a enfrentar los desafíos que parecen más apremiantes, como hacer crecer al negocio y vencer a la competencia.
Como cualquier otra estrategia de negocios, la planeación sucesoria es una herramienta y un proceso, no una cura a todos los males. Los planes para una sucesión efectiva no traerán de la mano a nuevos clientes a la empresa, mayores ganancias y acciones del mercado, o mejorarán las relaciones laborales.
Componentes del Plan de Sucesión
Un plan de sucesión deberá comunicar de manera clara una serie de decisiones que especifiquen, entre otras cosas, como será la transición del propietario y la administración cuando ocurran ciertos eventos. Aún cuando la transición del propietario y la sucesión administrativa son por lo general sinónimos, no siempre están vinculados. El dueño no deberá difuminar ambos conceptos, los cuales incluyen consideraciones diferentes e independientes.
Otros componentes claves del plan de sucesión incluyen crear acciones o incentivos en base a acciones para empleados clave y procesos de evaluación efectivos –tanto para el plan en sí mismo como para el personal.
Un plan de sucesión efectivo para compañías que carecen de directores independientes o externos, debería considerar añadir este componente a la estructura de gobernabilidad corporativa. La diferencia primordial entre un plan de sucesión y un plan de sucesión efectivo es que el último incorpora la mayoría de estos componentes, creando una solución más holística. Pero sobre todo, un plan de sucesión debe ser flexible, cambiar conforme vaya evolucionando la empresa.
El Proceso de Planeación Sucesoria
Cada dueño, empresa y situación es única –no existe tal cosa como una planeación sucesoria que se adapte a todos los contextos. Pero los planes de sucesión efectivos comparten suficientes elementos para sugerir pasos básicos que pueden adaptarse para cumplir con las necesidades de cierto dueño o empresa.
- Considerar los distintos componentes. Para crear un plan de sucesión efectivo, el dueño primero deberá preparar el escenario considerando las habilidades de la administración actual, los incentivos existentes, si hubiera, para contratar y retener talento, y si los futuros líderes ya están en su lugar.
- Identificar las principales características que debe poseer un sucesor. Ningún sucesor debe, o debería ser, el clon del dueño. Las nuevas ideas y habilidades contribuyen a un plan de sucesión efectivo y ayudan a que progrese el negocio. Los dueños actuales deberán trabajar con sus asesores para determinar los talentos y cualidades que deben ser más importantes en un sucesor.
- Determinar cómo encontrar a aquellos que sea más probable que se adapten a los criterios establecidos. Las opciones incluyen una búsqueda inicial por la mesa directiva de la empresa, tanto dentro como fuera de la organización, y utilizar los servicios de un despacho de búsqueda profesional. El dueño también podrá identificar potenciales probables sucesores dentro de la empresa.
- Asegurar un proceso de selección riguroso e inclusivo. Aún si el dueño desea que un hijo en particular o cualquier otro familiar tome las riendas del negocio, es crucial llevar a cabo un riguroso examen que evalúe las fortalezas y debilidades de varios candidatos potenciales. Los empleados clave y otros con conocimientos acerca de los negocios, deberán ser incluidos en el proceso, así como en el universo de candidatos potenciales.
- Tomar una decisión. Una vez que se hayan establecido los criterios y se haya llevado a cabo la búsqueda, el dueño deberá tomar una decisión. Muchos planes de sucesión fracasan porque el dueño pasa por el proceso sólo para decidir que ningún candidato es lo suficiente talentoso, brillante o experimentado. Así que, no se toma ninguna decisión. Esto desmoraliza a los empleados, aumentando su sensación de desánimo. También le cuesta al dueño credibilidad, haciendo extremadamente difícil que repita el proceso.
- Comunique la decisión a toda la empresa. Este paso conlleva el riesgo de que alguna persona que haya sido pasada por alto decida retirarse. Pero el riesgo puede ser minimizado si el plan se comunica efectivamente y se lleva a cabo por medio de un enfoque de equipo. Por ejemplo, el riesgo de deserción no deseada se puede reducir utilizando las técnicas de crear acciones o compensaciones sobre acciones explicadas más adelante.
- Asegure una revisión periódica de los componentes del plan y la decisión definitiva de la sucesión. El simple hecho de ungir a un sucesor no termina con el proceso. Al ir cambiando las circunstancias de la empresa, el plan de sucesión y su efectividad deberán reevaluarse. Esta no es una oportunidad para que los dueños simplemente cambien de parecer. Por el contrario, es una oportunidad de inyectar vitalidad al plan y confirmar las decisiones hechas. La selección deberá cambiar solo si hay una modificación significativa en las circunstancias de negocio o de desempeño.
- Dirija la sucesión del propietario. El plan de sucesión deberá incluir, o por lo menos hacer referencia a, otras estrategias que implementará la empresa para ir más allá de la sucesión administrativa para dirigir la sucesión del propietario.
- Prepárese para emergencias. Una planeación sucesoria efectiva deberá identificar los procesos o estrategias para manejar situaciones de emergencia, incluyendo muerte, incapacidad, o salida inesperada. El solo hecho de contemplar estas situaciones ayudará al dueño, o a la mesa directiva, a estar preparados para tomar decisiones informadas en lugar de decisiones desesperadas.
A quién involucrar en el Proceso de Planeación Sucesoria
El dueño de una empresa debe apoyarse en cierto número de recursos que lo ayuden a crear un plan de sucesión efectivo. Por lo general, con el paso del tiempo, los dueños de las empresas desarrollan buenas relaciones con asesores financieros de confianza, banqueros, asesores legales, contadores y colegas. Además, la junta de directores deberá tener un fuerte papel en crear e implementar el plan de sucesión. Sin embargo, es peligroso involucrar a demasiadas personas. El resultado podrá ser mucho ruido y pocas nueces. Es más importante incluir personas con diferentes perspectivas para que el plan de sucesión resultante refleje un enfoque integral.
También es importante asegurar que hay un método formal, que incluye metas específicas, objetivos y plazos definidos, que permiten que el proceso sea monitoreado y evaluado conforme vaya avanzando. Se pueden delegar tareas específicas a grupos menores. Por ejemplo, algunas personas podrán encargarse en determinar como otras compañías situadas de manera similar, incluyendo probablemente a los competidores, manejan la planeación sucesoria. Un proceso de planeación sucesoria efectivo debe estar sujeto a ajustes, modificaciones y revisiones conforme va evolucionando.
Planeación Sucesoria e Incentivos
Un derivado importante del proceso de planeación sucesoria es advertir que la empresa podrá necesitar más conocimiento y experiencia en ciertas áreas. Esta comprensión puede requerir hacer nuevas contrataciones o hacer mayores esfuerzos por retener a personas clave. Crear incentivos exitosos es extremadamente importante para un plan sucesorio efectivo.
El dueño debe considerar incentivos tanto en efectivo como sobre acciones. Las últimas por lo general se utilizan para atraer nuevas contrataciones y mantener a los ejecutivos clave mientras que simultáneamente permiten al dueño actual realizar un cambio gradual en el control de la organización.
Un plan de propiedad accionaria para empleados o ESOP, por sus siglas en inglés, podrá ser adecuado para dueños de empresas que quieran asegurar que sus empleados conserven una participación importante en la empresa. Una explicación detallada de las ESOPs se aleja del propósito de estos documentos. En esencia, los ESOP son estructuras de ventaja fiscal que permiten a los empleados de la empresa adquirir propiedad del dueño actual. Numerosas cuestiones determinan la viabilidad del ESOP, y los ESOP no son la solución para muchas empresas. Pero en las circunstancias adecuadas, estos pueden ser parte de un plan sucesorio exitoso.
Muchas otras acciones o planes sobre acciones pueden proporcionar incentivos para contratar y mantener personal clave. Estos incluyen las participaciones accionarias, compra de acciones restringidas, derechos sobre la revalorización de acciones y planes de acciones fantasma.
Con la excepción de los ESOPs, los incentivos arriba mencionados conllevan cambios de control gradual, en lugar de cambios de una sola vez. Proporcionan una plataforma que crea un grupo de dueños de empresa que presumiblemente están interesados en el éxito de las empresas. Debido a que en la mayoría de los casos su propiedad es otorgada con el tiempo, estos dueños desarrollan una participación creciente en la empresa.
Además de estos planes, que por lo general resultan ser sumamente efectivos, un dueño puede utilizar otras técnicas para pasar la propiedad a un sucesor designado, ya sea un miembro de la familia o un ejecutivo clave. Estas estrategias generalmente incluyen una venta directa de acciones con el tiempo y con la adecuada adquisición de derechos. Como resultado las acciones se adjudican de manera efectiva y son pagadas con efectivo, servicios o ambos.
Existen también numerosas técnicas de planeación de propiedad que incluyen la transferencia de la propiedad al fideicomiso otorgante y el uso de empresas de responsabilidad limitada de un solo miembro. Estas son útiles como parte de un plan sucesorio efectivo. Estas transacciones complejas y sofisticadas pueden proporcionar estrategias efectivas y significativas para la planeación sucesoria.
Todos estos planes pueden estructurarse de manera combinada. Muchas empresas utilizan una variedad de ellos, creando un amplio espectro de incentivos sobre acciones para empleados clave. Cada estrategia incluye importantes cuestiones legales, fiscales y de contabilidad. Los dueños deben consultar a sus asesores legales y fiscales para asegurar que estos planes estén estructurados e implementados de la manera más eficiente y rentable.
Evaluación y Documentación
Un plan de sucesión efectivo deberá realizarse por escrito y tomarse como rigurosa referencia durante la fase de implementación del plan. Esto ayuda a aquellos responsables de la implementación, mantiene el proceso de manera sostenible y ayuda al momento de evaluar el éxito del plan.
El personal directivo superior y la mesa directiva deberán revisar de manera regular el plan para determinar si continua siendo efectivo o requiere revisiones. El plan sucesorio en si debe ser tan dinámico como el proceso de selección. No puede verse como un documento inmutable e irrevocable. Más bien es una expresión evolutiva de las futuras necesidades y metas de la empresa.
Es de igual importancia que aspectos adicionales del plan de sucesión, especialmente aquellos que se refieren a las transferencias de propiedad, se encuentren completa y cuidadosamente documentados. Esto resulta en una claridad y entendimiento mutuo de los términos y condiciones de las transferencias de propiedad. También permite a los futuros beneficiarios entender los componentes, expectativas y misión del plan. Esto es especialmente importante cuando se abordan cuestiones como criterios de desempeño y adquisiciones de derechos.
Cuando se involucran transferencias de capital directo –al contrario de los planes de compensación diferidos tales como los derechos sobre la revalorización de acciones o los planes de acciones fantasma-, es de suma importancia llevar a cabo un pacto de accionistas por escrito (o acuerdo de cooperación en caso de una empresa de responsabilidad limitada). Estos acuerdos generalmente abordan cuestiones relacionadas a la administración, gobernabilidad y transferencia de acciones. Son esenciales para evitar, o por lo menos minimizar, futuras disputas sobre la propiedad, administración y control.
Por último, si la compañía carece de una política de evaluación de personal efectiva, debería considerar implementar una como parte de su plan de sucesión. Estas políticas ayudan a identificar a líderes potenciales y sucesores. También proporcionan una guía para evaluar talento de manera satisfactoria, y desarrollar un equipo directivo más amplio e inclusivo.
Errores Comunes
Las historias de terror de planes sucesorios abundan. La mayoría de los errores de planeación sucesoria, los cuales pueden crear una multitud de consecuencias imprevistas, puede atribuirse a una pobre planeación, falta de visión y poca atención al detalle. Otras pueden atribuirse a dueños que carecen de compromiso durante el proyecto. Estos alimentan el desacuerdo al vacilar y fallar en la consecución.
La planeación sucesoria recuerda de muchas maneras a cualquier otra estrategia o plan de negocios que las compañías emprenden para identificar nuevos clientes o mercados. Todas requieren análisis, planeación, compromiso para implementarlo, monitoreo, evaluación periódica y adaptabilidad, así como procuración por parte de los dueños, miembros de la familia y empleados clave. Los planes que fallan carecen de estos componentes o se enfocan de manera inadecuada en ellos.
Un plan sucesorio efectivo no debe ser considerado como un fin. Más bien, su éxito continuo requiere que sea percibido como un principio.
Conclusión
Un plan de sucesión efectivo puede guiar al dueño de una empresa, creando un mapa de camino al éxito. También puede ayudar a los dueños a atraer y motivar a empleados exitosos. Cuando los dueños se comprometen a crear e implementar un plan sucesorio efectivo que incluya programas integrales para transferir la responsabilidad administrativa y la participación de capital, pueden experimentar las recompensas de crear legados duraderos para sus empresas. Es más, en situaciones de emergencia, un plan de sucesión efectivo puede literalmente salvarle la vida a la empresa.