A partir del 22 de enero, los empleadores deberán usar sólo el nuevo formulario I-9 con fecha del 14 de noviembre de 2016, el cual reemplaza al formulario con fecha del 8 de marzo de 2013 El nuevo formulario I-9 se encuentra en el sitio web del Servicio de Ciudadanía e Inmigración y tiene una nueva fecha de vencimiento del 31 de agosto de 2019. No usar el nuevo formulario puede resultar en la evaluación de sanciones. El formulario I-9 ha sido requerido para todas las nuevas contrataciones desde el 6 de noviembre de 1986.
El nuevo formulario, que tiene características “inteligentes” de revisión de errores, es más sencillo de usar. Sus mejoras optimizan la certificación para algunos extranjeros. Los cambios más destacados son:
- El formulario ahora puede ser completado más fácilmente en la computadora con listas desplegables y calendarios para llenar las fechas.
- Cada campo contiene instrucciones en pantalla.
- El instrucciones completas, que no son mayores que una página del formulario, pero separadas del mismo, son fácilmente accesibles. Sin embargo, los empleadores aún deben presentar las instrucciones a los empleados que completan el formulario.
- Hay una opción de formulario para borrar y empezar de nuevo.
- Se han añadido indicadores para asegurar que la información sea ingresada correctamente.
- El preparador puede ingresar múltiples preparadores y traductores.
- Existe un área específica para mayor información (no se necesitan ya las anotaciones al margen).
- Hay una página suplementaria para el preparador/traductor.
- El requisito que los inmigrantes autorizados para trabajar proporcionen su número de formulario I-94 y la información de su pasaporte extranjero en la sección 1 se ha eliminado
- Se agregó un mecanismo que indica a los individuos sobre información faltante y/o campos incompletos, resaltados en rojo, antes de pasar de una sección a otra dentro del formulario.
- Una opción de “imprimir” permite a los individuos imprimir el formulario I-9 ya que los datos se han ingresado.
- Un código de barras, o código QR de respuesta rápida, que se genera una vez que el formulario es impreso puede ser usado para agilizar la ejecución de auditorías.
Este formulario revisado con las mejoras arriba mencionadas fue diseñado para ayudar a los profesionales de recursos humanos y empleadores a reducir los errores técnicos que han plagado este proceso por los últimos 30 años. Es importante que los empleadores noten que el nuevo I-9 no es un I-9 electrónico y que el formulario completado usando Adobe Reader aún debe ser impreso, firmado y fechado por el empleado, y guardado en un lugar seguro. Adicionalmente, nuevas verificaciones y actualizaciones deben ser agendadas. Cuando un empleador usa E-Verify, el empleador debe volver a teclear la información del I-9 al E-Verify como se hacía con el antiguo formulario I-9
Además los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estado Unidos (USCIS) modificaron las instrucciones de completado del I-9, que ahora proporcionan más detalle y guía en un esfuerzo para reducir los errores durante el proceso de llenado del I-9. Reducir los errores es más importante que nunca ya que el USCIS ha implementado multas civiles más altas para los empleadores que cometen ofensas relacionadas con la inmigración, incluyendo violaciones del papeleo I-9 como los errores u omisiones en el formulario I-9. Las sanciones civiles se elevaron de $110 a $1,110 por cada I-9 importante, a $216 a $2,156, representando un aumento de casi 100 por ciento.
Dado que la administración Trump ha enfatizado la aplicación de la inmigración, sería prudente que los empleadores revisen su política de cumplimiento del I-9 y quizá realizar una auditoría interna de sus registros I-9 para asegurar el cumplimiento de las reglas de inmigración, y que están preparados para una auditoría en esta nueva era de aplicación de inmigración.
Si tiene preguntas acerca del nuevo formulario I-9 o cualquier problema general de cumplimiento con I-9, por favor, contacte con María Mejía Opaciuch, Consejero superior de Carlton Fields en: mmejia-opaciuch@carltonfields.com o (305) 539-7319.